为什么企业无法有效地利用岗位说明书呢？主要原因，就在于岗位说明书的编写不力。很多企业只关注岗位说明书的结果或形式，使岗位说明书成为形象工程，从而导致岗位说明书的编写完全流于形式，完成后并无多少使用价值；还有些企业对岗位说明编写的管理不力，比如缺乏必要的岗位说明书编写经验和技能，再比如缺科学家体员工的支持和配合，都可能是导致无法编写出规范有效的岗位说明书。
岗位说明书的格式可以是多种多样的，关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后，应该用准确、简洁的语言，对岗位说明的项目全部或其主要部份加以表述，以便形式规范、准确、使用方便的管理文件。