基于ASP＋ACCESS＋Visual FoxPro技术构建学生信息采集系统--学生档案管理信息系统的实现

关键词：学生信息   有效采用   拓展
 
摘  要：本文旨在探索在高科技发展的今天，如何利用有效的计算机网络，通过信息采集系统建立，实现双向信息源的提取和使用，学生信息管理的系统化、规范化和自动化。从而拓展高等学府的教育管理和服务的空间，使到扩大招生后的高校学生管理资源得到更有效的利用，使学生管理更加深入、有效。
 
高等教育的普及，使学校教育管理受众面有了较大的改变。学生人数的大量增加，学生教育管理人员工作量严重超负荷，使本应深入细致的学生工作受到挑战，出现工作表面化、形式化的不良倾向。“因人施教，整体管理”的基本工作要求只有通过科学、系统、高效的管理途径才能够得到实现。只有正确把握学生思想动态，才能适时调整教育方式、教育理念，做好校园活动的管理和开展，营造优秀的校园文化，培育优秀的建设人才。
    计算机的普及，校园网络的建设提供了我们教育管理工作系统化、网络化、科学化的基础，提供了深入的个体化、个性化工作的可能性。学生信息通过微机网络化管理，有效的动用非人力资源来弥补工作人员的人手不足，实现多口径信息的合成和利用，拓展了教育管理服务的新空间。
   
一、             重视对学生信息收集和使用是教育管理工作完成的质量保证
“巧妇难为无米之炊”，要管理学生，服务学生，为学生提供亟需的信息首先必须了解学生。如何了解学生我觉得必须解决以下三个问题：
1、  学生信息的内涵：学生信息是指与学生有关的各项客观指标，如成绩、综合测评和排名情况、学生的社会工作情况、奖惩等，也包括了学生通过社会环境信息、家庭信息和学校信息三个信息途径所产生的对社会现象、家庭亲情、学校工作、校园文化等主观看法。学生信息存在着客观性、差异性、不稳定性、隐蔽性等特点，这样我们就必须依靠更新快、保密性好、双向沟通方便的管理反馈系统，才能迅速把握学生真实的思想动态。
2、  学生信息是学生管理的基础，不重视学生信息的管理是闭门造车。
学生的表现往往是学生从其三大信息途径获得信息，并经过个体分析作出个体反映，分析学生的想法可以反映出我们管理措施的得当与否和合理性，反映出是否符合学生意愿，可以审视我们的学生工作的成效。
3、 了解整体是实现因材施教的前提，个体引导是整体管理实现的基础。
在整体中认识学生，处理学生问题，不要把学生的意见单独看成是学生的个人表现，它往往代表的是这个年龄段经历相同社会背景的学生在同类事件的类似表现；在个体中判断整体的发展趋势和朝向，学生的看法往往是在学生群体中产生，代表着学生文化氛围的产物。
 
二、    学生信息管理的现状和解决的必要性
现在学生信息管理存在着大量的手工操作，大量的表格之间不能相容。这造成――
1、  学生大量信息重复输入，造成了大量的人力资源浪费；
2、  统计分析和查询困难，表格间的不协调，兼容性差，大量数据缺乏可比性；
3、  数据更新迟缓，实际上基本将某一方面信息输入完成已经很大工程，常常使我们已经没有精力去使用和更新；
4、  信息使用不便，数据的参考价值不高，使用功能固化、简单化；
5、  整体信息和个体信息没有和谐接口，不能从个体得出整体特征，也不能从整体特征中发掘个体的普遍情况或个体在整体中的位置。
6、  信息使用的外界接口（程序）配套不齐全，比如给学生家庭成绩单寄发的信封打印程序，就业情况统计表，党员的情况统计等表格的转化形成程序…….
7、  信息使用的外接渠道不畅通，比如相关部门为学生所做的心理测验和就业素质分析与各院系的一线工作人员关系不密切，信息资源被浪费：一线工作人员无法利用其完成思想教育，而相关部门无法面对每个学生做相关反馈。
现实情况显示，获取和正确有效使用学生资料是深入拓展学生工作的最为直接方式，而收集和提取学生资料的落后已经严重影响我们的工作的开展。基于这种情况，我们寻求使用电脑程序，并利用服务器和微机来实现资源的网络管理。这样可以达到的效果是：
1、               学生自行输入资料，核实资料，将大量的统一输入核对工作分到了每个学生，工作量小，资料准确度高，输入工作可以通过网络同时同步进行，提高效率。
2、               资料实现了统一存储在中央数据库，不同数据表格也可以通过后台的管理程序转化和导入，实现了更新、查询、统计和输出功能，大力提高我们工作的科学性，数据的使用率。
3、               规范化的资料（如成绩、家庭背景、性别、年龄）的保存和非规范化信息的交流（如学生对工作的意见、建议的反映和我们点对点的处理意见的反馈）
4、               方便数据的备份和保存。
三、   学生数据网络的设计原理和使用
（一）、系统简介与设计目标
学生档案管理系统是一个针对我校日常学生工作建立的学生档案管理系统，它采用成熟的ASP＋ACCESS＋Visual FoxPro方式构建，系统以安全、可靠、高效、实用为目标，同时强调易用性和强壮性，充分利用电子工程系在网络建设方面的宝贵资源，在已取得的成绩的基础上构建本系统。

学生档案管理系统主要由三部分组成：电子工程系BBS、档案管理网站和资料打印软件。系统框图如右。BBS用于发布更新通知和接受投诉，学生通过登录http://202.116.3.208:85上网登记个人资料 （http://202.116.3.208:85 ），系统管理员管理整个后台的工作，学生工作秘书通过登录专门的端口进行资料的检索和导出。导出的资料放到专用打印软件的目录里供打印软件调用。
    系统设计目标：
1、  系统资料全面，包括了学生毕业去向、贷学金情况、个人情况、基本情况、家庭情况、奖惩情况、勤工助学、心理素质……等14个表，基本上涵盖了有关学生工作所需的所有资料。
2、  系统功能全面：包括了搜索、统计、分析、评估、打印等功能。
3、  系统界面友好：傻瓜化操作、引入智能菜单概念针对不同的学生的具体情况，登录之后会出现不同的菜单，学生只需填写页面上的材料就行了（例如非困难生就不会看到困难生登记的选项）。
4、  具有易维护、扩展性强的特点。考虑到学生工作是与时俱进的，系统预留了统一的接口，可方便进行功能扩展。
5、  利用网络的优势实现学生档案的异地管理。学生、学生工作秘书和系统管理员只要有一台已经接入Internet的计算机就可实现数据的输入、通知的获得、资料查询、资料维护、档案打印、系统维护等工作。充分利用网络实现更高意义上的办公自动化。
（二）、系统的结构与功能
1、  系统运行环境
①、服务器端：Dell服务器，Windows 2000 Server操作系统，IIS5.0，MS Access数据库。
②、客户端：PC机；Pentium Ⅳ处理器；256MB DDR300内存；40GB硬盘；15″LCD显示器；EPSON 激光打印机；Windows 2000 操作系统；IE6.0
2、  各模块主要功能
整个系统由八大功能模块组成：公布栏、个人交流栏、信息录入、信息查询、表格生成、统计报表、信息打印和系统管理。各模块以数据库为中心，相互独立，实现对学生信息的收集、查询、统计和打印。同时通过公布栏与个人交流栏获得公共信息和师生个人交流能力。
①              公布栏：通过公布栏公布各种公共信息，包括各种通知、就业信息、学生活动信息等。同时，学生可通过此公布栏下载各种申请表格，如：奖学金申请表格、困难生申请表格、入党申请书、转正申请书等。实现点（学生工作秘书）对面（所有学生）的信息交流。
②              个人交流栏：此栏目类似电子邮箱，实现点对点的交流。学生可通过此栏目向学生工作秘书提问，包括各种办事程序、个人思想、心理咨询等。由于这些信息具有隐私的性质，故个人交流栏的信息是排他性的。即只有交流双方能看到相关信息。
③              信息录入：信息录入分三个途径：学生登录录入、学生工作秘书修改及学校相关部门所做的各种个体情况测试的资料导入。学生登录录入自己的个人资料，包括成绩、宿舍、党团关系、毕业去向、家庭关系、奖惩管理、社会实践、论文和科研成果、心理状况、贷款、补助、勤工俭学和学籍变动。因此所有资料都是学生自己输入。但是学生工作秘书有权利对其中一些信息进行修改，如成绩、宿舍、党团关系、奖惩管理、贷款、补助、勤工俭学和学籍变动。因此，此模块的最主要功能就是：学生自觉录入个人资料，学生工作秘书进行监管，同时也方便导入和使用保密性强的学生个人资料（只有专项工作老师可以查阅）。
④              信息查询：由于ASP固有的特性，学生在录入的同时可以看到其本人在本次录入之前所填数据的情况，故学生可以在信息录入模块实现查询的功能。因此本模块主要针对学生工作秘书设计，此模块本质上是一个搜索引擎，学生工作秘书可通过本搜索引擎，通过选择对应的逻辑关系和填入搜索数据段来实现学生数据的查询。
⑤              表格生成：表格生成为学生工作秘书提供一个自由生成表格的能力。学生工作秘书可以通过此模块实现数据的表格化表达。其实现的功能实质上类似于MS SQL Server中“视窗”的概念。
⑥              统计报表：该模块实现数据统计和分析的功能，可以通过选择各种数学模型，通过图形化的表达为学生工作秘书提供一个直观的数据统计分析报表。通过这个功能，学生工作秘书可以从整体上掌握一个班乃至整个系的情况。
⑦              信息打印：该模块提供了各种灵活的打印功能，不仅能将学生工作秘书所需要的各种信息打印出来，还提供了各种日常需要的打印功能，如信封打印、成绩单打印等。
⑧              系统管理：本模块为系统管理员提供各种系统管理功能：数据库维护、公布栏维护、个人交流栏维护等。
（三）、系统的主要技术特点
①、数据库设计方面
数据库设计是整个系统设计的关键，他关系到系统的功能是否全面、性能是否优秀、程序设计的复杂程度等。学生工作的繁杂决定了数据库中需要繁多的表和字段，所以数据库中安排了多大13个表：毕业去向、贷学金情况、个人情况、基本情况、家庭情况、奖惩情况、勤工俭学、政治情况……但是在这么多的表和字段中如何既保证程序设计的简便（这关系到整个系统的可靠性和稳定性），又尽量减少数据冗余是数据库设计的中心问题。本系统通过合理安排各个字段和表之间的关联关系，达到两者的平衡。
②、可靠性方面
采用代码较检逐项检查录入的各项资料，保证录入资料的正确性。遵循软件工程规定，保证各个模块的独立性和可靠性，达致整个系统的可靠。同时加强服务器维护工作，保证服务端稳定可靠地运行。
③、安全性方面
在写代码的同时就注重数据的安全性。用MD5算法对用户的密码进行加密，由于MD5是不可逆算法，第三者（包括系统管理员和学生工作秘书）就是获得密码文本也难以进行解算。使用Session传递数据而非报文传输，保证页面切换过程没有数据泄漏。
④、 人机界面方面
引入智能菜单概念，针对不同的学生的具体情况，登录之后会出现不同的个性化菜单。良好的指引保证用户数据录入无歧义。傻瓜化的搜索引擎方便学生工作秘书对数据的搜索。
 
五、   通过系统实现学生信息的利用和系统的拓展空间
    目前系统基本实现了各项工作的开展，学生可以通过自身的登陆了解自身的情况（包括他们自身输入的材料，也包括动态的学生情况公布，自身成绩在整体成绩的位置等等），更改自身一些基本材料；老师可以随时调用学生包括基本情况，奖惩、勤工俭学、社会工作等等资料，可以完成学生情况的比较对照，可以打印与系统相连接的各类统计表和公文（如告家长的一封信等），还可以实现在网络上的信息互传，如公众信息的通知（登陆系统的人都可以看到），个人意见的反馈（对学生意见的接纳和反馈）。同时还可以实现简单的投票功能等等.               系统实现了更改资料的随时性，老师和学生的沟通也是随时随地。当然如果以后我们的系统能添加有关心理测试、职业能力测试等相关软件来提供给学生（目前是由学生到相关部门完成，再由相关部门实现数据导入），完成学生的自我了解、自我调整和自我完善的工作，也提供给我们管理者学生更为隐性的资料，使我们可以更有效的防止学生的思想和心理问题的出现，引导学生积极面对人生，拓展学生的职业生涯，培养更有个性，更有创新能力的学生。
                                                  
 参考文献：
[1] 刘  韬，等.Visual Basic 6.0 数据库系统开发实例导航[M].北京：人民邮电出版社. [2] 王春森.系统设计师教程[M].北京：清华大学出版社.
[3] 常 华  学生信息管理系统方法   辽宁工学院学报  2004年03版
      [4] 卢 宁等 学生信息网络管理系统  内蒙古民族大学学报(自然科学版) （http://nmms.chinajournal.net.cn/ ）  2004年04期 （http://e135.cnki.net/cjfd/qk.asp?display=chinese&encode=gb&filename=Ua69GUqZEZHVFe11kapxGTyc2MI5mZXljaCNlYINXVGJ0K6BFbZFVNqBHaDZWREZjd2M2ZohEaIxEd=0zZ5AzYzJ3NJJ3NYR0SPNERzIVWFtUOjplU2N0KiZzd4I0UChmdvBTY4BlSXlXbBJ3dNRjQjlHcvN&title=内蒙古民族大学学报(自然科%20 ）
      [5] 王玉莲  基于ASP技术的学生信息管理系统的研究与开发 计算机工程与应用 （http://jsgg.chinajournal.net.cn/ ） 2004年11期 （http://e135.cnki.net/cjfd/qk.asp?display=chinese&encode=gb&filename=UVwVjVlNTezFVTuRXdwxEWkZnY0Q2V1I1LaJFc2gFSINHRkNlQ0VVMCV0cIRHV2IEN2YXY0N2SURkb=0zarQjd1ZHTNtmbvJFWyQkNQxWbzIzaZljZJpmUIFVbnVUV1EUOwJjQBZ1crEndUlkW10EcLlnc5U&title=计算机工程与应用2004年%20 ）
 
 （作者单位：暨南大学）