暨南大学网上报销系统上线培训通知

 各位亲爱老师、同学：
相信您曾经为报销轮候浪费了大量宝贵时间而烦恼，又或者为在一些繁忙时期无法办理报销业务而无奈，对此，我们感同身受，我们也一直在努力探索和改进。为从根本上解决问题，我们借鉴国内同行的先进经验，结合我校实际情况，量身订做了全新的报销业务信息化平台——“暨南大学网上报销与经费查询系统”（以下简称“网报系统”）。
为了帮助各位老师、同学尽快熟悉网上报销业务和操作流程，财务与国有资产管理处拟在近期将举行两场“网报系统”使用培训并视培训效果、报名人员数量、反馈意见，进一步安排相关培训事宜。望各位单位以及各相关人员高度重视，务必及时选派人员参加培训。
培训时间：第一场：2014年6月4日（星期三） 下午3：00点
                      第二场：2014年6月6日（星期五） 下午3：00点
培训地点：经济学院七楼 701室
培训对象：1、院系和部处单位负责财务报账的人员
2、重大科研项目或者项目经费较多的课题组报账人员
3、各附属医院在学校有项目经费或课题的报账人员
同时欢迎广大师生职员参加或派助手参与。
培训内容：1、网报系统的流程及功能介绍
2、日常报销、差旅报销、借款等常用业务模板实操培训
3、经费查询系统的使用
    报名方式：由于机房位置有限，我们将根据报名的先后顺序提前做好机位安排，请参与培训的人员务必通过电话、电子邮件等方式将参与名单报财务处联系人确认。
 
           联系人：刘红云、陈慧仪        电话：85220736        邮 箱：ohsk@jnu.edu.cn
 
 
财务与国有资产管理处
二〇一四年五月
“网上报销与经费查询系统”专题培训培训人员回执

部处/学院/ 课题组/其他	参与人员姓名	人事编号（学号）	联系电话

附件1：暨南大学网上报销业务简介.doc （http://portal.jnu.edu.cn/publish/uploadFile/1/eWebEditor/20140527102437886.doc ）
附件2： “暨南大学网上报销与查询系统”操作简明指引.doc （http://portal.jnu.edu.cn/publish/uploadFile/1/eWebEditor/20140527102454178.doc ）
 
 
附件1：               
暨南大学网上报销业务简介
 
一、网上报销的业务流程 

         二、相比传统的报销模式，您会惊喜的发现
C   时间节约了！您只需要到我们的报账点花上5分钟时间提交书面的网上报销确认单及相关单据，即可离开不需等候，完全不受叫号和预约限制。而您节约下来的时间将可能包括：排队取号10分钟，等候叫号40分钟，业务处理20分钟，……或许，还远远不止于此。
C   流程精简了！您只需要一次性的准确填报并提交报销资料，后面的事情可以全部交由我们来处理。通过强大的网银支付功能，我们将实现直接把报销款项转入您指定的校内人员个人账户或供应商的对公账户中。我们承诺，接收并确认您的报销资料后，非繁忙时期在1-3个工作日，繁忙时期在3-10个工作日完成报销支付。
C   填报轻松了！网报系统业务分类清晰，报销指引详尽，金额还能自动计算汇总，简单友好的操作界面将让您整理票据和填报信息更加准确高效。
C   信息畅通了！您可以通过网报系统便捷的查询到报销业务处理进度、项目经费使用情况，项目预算执行进度等各种财务信息。我们还将通过手机短信等方式第一时间告知您每一笔报销业务的处理结果和支付情况。
三、启用的报销业务
国内差旅费报销、国内来访、日常费用类报销（包括办公、印刷、邮电、市内交通、设备维修、材料购买等20类费用）、各类借款业务、内部转账、设备购置、举办会议、工程业务、科研合（协）作费外拨、国外差旅费、国际来访、学生实习、薪酬发放等业务模板已设计完成，并逐步推出，未能提供的业务请您仍按传统报销方式办理即可。
四、关于项目的授权
如果您是经费项目负责人，不需要任何授权直接可以进行网上报销。为了方便您的助手或指定人员办理网上报销业务，同时确保您项目资金的安全，您可以通过网报系统授权或书面授权两种方式进行网上报销业务的授权，也可以由您的助手申请授权后，您审批即可。
 温馨提示：系统测试期间，为方便各位老师操作，所有项目暂设置为免授权。系统正式上线后非项目负责人必须通过授权才能进行网上报销业务。
 
五、关于系统的测试
为了方便各位老师、同学熟悉网上业务及操作流程，我们拟定2014年6月1日—2014年6月15日为系统测试期，测试期间欢迎各位老师、同学模拟录入、提交、打印数据，尽快熟悉业务和流程，系统正式启用后所有测试数据都会被删除。
温馨提示：模拟录入、提交功能只在测试提供，系统正式启用后，请各位老师、同学不要在系统内随便提交以测试为目的确认单，因为您一旦提交后，您录入的对应项目资金将会被冻结，直接影响项目资金的正常使用。
网报系统上线后，我们仍保留排队叫号传统方式，随着“网销系统”推广进度的不断深入，我们部分前台报账人员将转入后台处理“网报系统”提交上来报销单，届时将逐步缩减前台面对面的报销窗口。
我们衷心希望您能成为“暨南大学网上报销与查询系统”的用户，我们也热切期待您对我们的网上报销业务给予宝贵的意见和建议。如果您需要了解更多详细内容，请参考网报系统登录界面的公告信息（内有详细使用说明），或浏览我处网站。
目前我校本部已开通此项服务，现在，就让我们一起从这里开始吧！
 
财务与国有资产管理处主页(http://cwc.jnu.edu.cn)->财务管理信息系统->网上报销 或直接登录网址 http://202.116.29.71:6600/ （http://202.116.29.71:6600/ ）
 
 
 
 
 
附件2：
 “暨南大学网上报销与查询系统”操作简明指引
 
1.       登录系统：账号和密码同薪酬系统账号和密码。
2.       完善联系方式：到【薪酬个税系统】->【个人设置】完善个人信息，包括办公电话、手机和Email地址，一定要准确，否则可能导致无法获得电话、短信、邮件通知。
3.       填制报销单：在【我的报销】页面点击【新增】，开始新建报销单。
a)         阅读注意事项：阅读后点击【确定】。
b)         选择项目：选择一个项目，然后点击页尾的【下一步】继续。这里可选的项目必须为本人负责的项目或是经过项目负责人授权，并在有效授权期限范围内的项目。（注：部分单位公共经费经负责人同意或者财务审定，已设置为免授权项目，可以输入项目号进行检索后选择）
c)         选择业务：彩色的业务是可选的，灰色的业务还在开发中，暂时不可网上报销。选择一个可选的业务后，点击页尾的【下一步】继续。
d)         填写报销单：（1）填写基本信息；（2）填写业务信息；（3）选择支付方式；（4）进行项目分配；（5）增加附言信息；（6）提交；（7）打印确认单。
e)         整理确认单：将确认单和其对应的票据、审批文件等附件夹在一起。
f)          签名盖章：根据确认单的要求找相关人员签名，盖章。
4.       网上审批：如果制单的时候选择了需要网上审批，则由项目负责人进行网上审批。如果未选择，则此步无需进行。选择网上审批的好处是送单人不需要携带经费卡，但是必须由送单人送单，而且要携带校园卡或者身份证证明身份。
5.       交单：将处理好的确认单和附件送到选择的报账点收单窗口，由财务收单工作人员进行检查，主要检查相关手续是否完备，票据是否正确，无误后收单，有误的退回。交单后，来送单的人员即可离开。
6.       财务处理：
a)         财务处内部按照收单的先后顺序安排审核人员进行报销审核。如有疑问，将通过电话与制单人沟通。
b)         现金和支票领取：如果制单人选择了现金或者支票，或者需要返纳资金，财务审核人员在做好准备工作后，将通过短信或者电话通知用户到相应报账点进行领取或交回资金。
c)         对公汇款和对私网银转卡：如果制单人选择了对公汇款或者对私网银转卡，财务处将自动完成相关支付工作，用户无需再到报账点领取现金或支票。
7.       结束：系统检查全部报账环节都完成后，将自动发送短信提醒用户该报销单完成报销。
 三种授权方式：
1.       网上授权：项目负责人登录系统后，进入【项目授权管理】->【个人项目授权】，点击页面右上方的【授权】按钮进入授权界面进行授权，授权立即生效。
2.       网上申请：非项目负责人登录系统后，进入【项目授权管理】->【项目权限申请】，点击页面右上方的【申请】按钮进入申请界面，申请提交后，项目负责人在系统的桌面可以看到申请，审批之后授权即可生效。
3.       书面授权：在系统登录入口页面点击相应链接下载《网上报销与查询授权书》，填写后交财务信息科（行政楼222房）处理，需要2-4个工作日完成。
 温馨提示：
1.       提交的网上报销单会冻结项目的可用额度，如果项目有预算，还会冻结对应的预算额度，所以请勿随意提交报销单。财务处理后会自动解冻。
2.       如果财务处理过程中发现票据不符合规定，会致电报账人询问处理方式。无法报销的票据可在1个月内到报账点领取；逾期未领取的，则视同报账人放弃这些票据，我处将自行组织销毁。
3.      使用中的问题可致电：（业务）85220057/85228839/85220736，
（技术支持及授权）85227095，
或加入暨南大学财务管理信息系统使用QQ群：275126328。

作者：钟响阔